- Sięgaj chmur z All4Cloud!
-
-
csp@promise.pl
22 355 16 00
-
Marketplace
Zaloguj się
Microsoft Teams – przegląd aplikacji (cz. II)
Wrzesień 4, 2019
Microsoft Teams to usługa wchodząca w skład Office 365 – rozwiązania dostępnego w ramach programu Cloud Solution Provider. W ubiegłym tygodniu skupiliśmy się na jej strukturze – tym razem uwagę poświęcamy jej funkcjonalności.
Z artykułu dowiesz się:
- jakie funkcjonalności posiada Microsoft Teams.
Microsoft Teams to obszar roboczy bazujący na czacie. To tak w dużym skrócie – przed przeczytaniem niniejszego artykułu zachęcamy oraz rekomenduję zapoznanie się z pierwszą część dotyczącą Teams. Narzędzie jest stale rozwijane przez Microsoft oraz przenoszona jest do niego funkcjonalność innego – Skype dla firm. Będąc przy funkcjonalności – co umożliwia nam Microsoft Teams?
Aktywności
Ikonka dzwonka, która widnieje w lewym górnym rogu aplikacji, odpowiada za wyświetlanie aktywności związanych z nami. W tym miejscu możemy odnaleźć informacje na temat tego, że ktoś np. odpowiedział na nasz wpis na karcie Konwersacje, dodał do niego reakcję czy też wspomniał (wzmiankował) o nas. Dzięki temu, możemy od razu przenieść się do konkretnego wątku.
Będąc przy Aktywnościach warto wspomnieć o opcjach kryjących się pod naszym zdjęciem/ avatarem. Możliwa jest zmiana obrazka profilowego czy też naszego statusu – bazuje on na terminach w kalendarzu, można jednak „sterować nim ręcznie”. Dodatkowo, można ustawić komunikat o stanie, przejrzeć zapisane elementy, zapoznać się ze skrótami klawiszowymi czy też spersonalizować widok aplikacji poprzez np. zmianę jego motywu – jest to dostępne pod opcją „Ustawienia”.
Czat
Kolejną opcją na pasku nawigacyjnym jest Czat. Klikając w ikonkę wiadomości mamy podgląd do ostatnio prowadzonych czatów jak również kontaktów. Z tego poziomu możesz również dodać kontakty oraz utworzyć nową grupę kontaktów. Chcąc rozpocząć nowy czat z osobą z Twojej firmy zacznij wpisywać jego imię w polu „Wyszukaj lub wpisz polecenie”. Po wybraniu konkretnej osoby możliwe jest rozpoczęcie z nią prywatnego czatu, który jest widoczny tylko dla uczestników. W prawym górnym rogu okna czatu znajdują się trzy opcje, które służą do rozpoczęcia rozmowy video, rozpoczęcia rozmowy głosowej oraz dodanie kolejnej osoby do czatu, czyniąc go tym samym czatem grupowym.
Natomiast, u dołu okna aplikacji zlokalizowane jest miejsce do wprowadzania treści wiadomości. Z tego poziomu możliwe jest nadanie wiadomości priorytetu, dodanie załącznika, emoji, GIF-ów, naklejek, utworzenie nowego spotkania, a po kliknięciu w ikonkę wielokropka – dodanie zewnętrznych aplikacji, poprzez które możliwe jest rozszerzenie funkcjonalności Microsoft Teams. Na odpowiedzi osób, z którymi piszemy możemy reagować poprzez dodawanie tzw. reakcji do wiadomości. Jeśli nie chcemy, aby coś nam umknęło to istnieje możliwość zapisania danej wiadomości – wystarczy najechać na konkretną wiadomość, wybrać ikonkę wielokropka i opcję „Zapisz tę wiadomość”. Swoje wpisy w czacie możemy również usuwać i edytować.
Wszystkie pliki, które zostaną dodane przez użytkowników w czacie, są automatycznie gromadzone i zapisywane w karcie Pliki – karty znajdują się pod nazwą użytkownika, z którym prowadzimy konwersacje. Tak jak w przypadku kanałów w Zespołach, tak i w prywatnym czacie istnieje możliwość dodania kolejnych kart – wystarczy wybrać symbol „+”.
Zespoły
Następną pozycją „w nawigacji” są Zespoły. W przypadku posiadania odpowiednich uprawnień możemy zarządzać danym zespołem czy też tworzyć nowy. Wraz z utworzeniem zespołu, który może być publiczny lub prywatny, tworzy się nowa grupa Office 365, witryna zespołowa SharePoint, udostępniona skrzynka pocztowa i kalendarz oraz notatnik OneNote. Ponadto, powstaje domyślny kanał Ogólny. Tak jak w przypadku czatu, mamy tutaj do dyspozycji karty – domyślnie tworzą się Konwersacje oraz Pliki (nie możemy ich edytować, np. usunąć) – możemy także dodać inne z dostępnych. Wszystkie aktywności związane z zespołem, tj. dołączenie nowego członka bądź opuszczenie zespołu przez innego jak również nowe wiadomości są widoczne na karcie Konwersacje dla wszystkich członków danego zespołu. Klikając w ikonkę wielokropka przy nazwie danego „team`u” możemy przejść do ustawień zespołu oraz kanałów, które wchodzą w jego skład. Z poziomu ustawień możliwe jest dodanie nowych członków do zespołu czy też zmienianie ról obecnym członkom; w zakresie kanałów – można dodać nowy, edytować bądź usunąć (z wyłączeniem kanału Ogólny), decydować o tym, kto ma być moderatorem kanału, zmieniać uprawnienia członków w zakresie publikacji wiadomości na karcie Konwersacje czy też dodawać i konfigurować łączniki. Ponadto, właściciel zespołu ma dostęp do ustawień, w których może zmienić obrazek zespołu, modyfikować dalsze uprawnienia członków oraz gości, decydować o wzmiankowaniu i używaniu GIF-ów i naklejek przez użytkowników. Przydatną funkcją jest właśnie wspomniane wzmiankowanie – wystarczy poprzedzić symbolem „@” nazwę użytkownika bądź zespołu, aby wyświetlone zostało mu/ członkom zespołu/ odpowiednie powiadomienie.
Kalendarz
Posiadając Office 365 w planie, który zawiera w sobie Exchange Online i wykorzystując go do hostingu poczty – możemy cieszyć się z integracji kalendarza Outook z kalendarzem w Teams. Tym samym – to, co widzimy w kalendarzu w Outlook`u, tj. wszystkie nasze terminy, spotkania, są widoczne w usłudze Microsoft Teams. Dodatkowo, jeśli posiadamy aktywny dodatek Microsoft Teams Add-in for Microsoft Office, to z poziomu kalendarza w Outlook`u możemy zaplanować spotkanie w aplikacji Teams – uczestnicy otrzymają zaproszenie z automatycznie wygenerowanym linkiem pozwalającym na dołączenie do spotkania. Videorozmowę możemy zaplanować również z Teams – wystarczy kliknąć w interesujący nas przedział czasu na siatce kalendarza lub wybrać opcję „Nowe spotkanie” w prawym górnym rogu. Spowoduje to otwarcie okna, w którym musimy podać niezbędne szczegóły spotkania, tj. jego tytuł, datę oraz zaprosić odpowiednie osoby. Co więcej, po dodaniu osób do spotkania wyświetla się nam możliwość skorzystania z opcji „Asystent planowania”, która pomaga w doborze optymalnego dla wszystkich terminu. Po wszystkim wystarczy kliknąć „Zaplanuj” – efektem tego będzie okno z podsumowaniem spotkania oraz linkiem do jego dołączenia.
Rozmowy
W Rozmowach możemy przechowywać oraz dodawać kontakty, a tym samym – szybko je wybrać i przeprowadzić rozmowę głosową bądź video. W sekcji „Szybkie wybieranie numerów” możliwe jest tworzenie grup kontaktów zaś już wprowadzone wyświetlają się w formie kafelków. W „Kontaktach” widnieją one w formie listy – z tego poziomu również można rozpocząć rozmowę głosową. W „Historii” zapisują się nam wszystkie przeprowadzone rozmowy z uwzględnieniem jej typu oraz czasu trwania.
Dodatkowe możliwość uaktywniają się, gdy już jesteśmy w trakcie rozmowy głosowej/ video. Możemy sterować naszą kamerą i mikrofonem, jak również udostępniać innym swój pulpit, prezentację lub konkretne okno. Z poziomu już rozpoczętego videospotkania możemy zaprosić kolejne osoby czy też prowadzić konwersacje w oknie czatu. Klikając w symbol wielokropka możemy przejść do ustawień urządzenia, tj. głośników, kamery i mikrofonu, wyświetlić notatki ze spotkania, przełączyć się na tryb pełnoekranowy czy też rozpocząć nagrywanie. Nagrania spotkań w Microsoft Teams są domyślnie zapisywane w usłudze Microsoft Stream. Co więcej, uczestnik spotkania ma możliwość poprosić nas o przejęcie kontroli nad naszym udostępnianym ekranem.
Pliki
W Plikach mamy dostępnych kilka widoków, między którymi możemy się przełączać. „Ostatnie” to widok, z poziomu którego możliwy jest szybki dostęp do plików, nad którymi ostatnio pracowaliśmy. W przypadku widoku „Microsoft Teams” można zobaczyć, nad czym pracuje dany zespół, a konkretniej – sprawdzić ostatnią aktywność członków na plikach w zespołach, do których należysz. Z tego miejsca mamy również dostęp do zawartości swojego OneDrive`a – wystarczy kliknąć w jego ikonkę, a jego zawartość zostanie wyświetlona. Co więcej, możliwe jest również dodawanie kolejnych plików do niego z poziomu Teams oraz wskazanie innego dostawcy magazynu w chmurze poprzez skorzystanie z opcji „Dodawane miejsca w chmurze”.
Pozostałe elementy
Pod opcją Pliki znajduje się ikonka wielokropka – z jej poziomu możemy przeglądać i dodawać aplikacje do Microsoft Teams. Są to zarówno rozwiązania Microsoft jak i firm trzecich. W przypadku korzystania z Teams w wersji web`owej – kolejną opcją na pasku nawigacyjnym jest ikonka umożliwiająca pobranie aplikacji np. na komputer stacjonarny. Opcja Sklep odpowiada w zasadzie za to samo, co ikonka wielokropka. Warta uwagi jest za to sekcja Pomoc, która jest bardzo przydatna dla osób rozpoczynających swoją „przygodę” z Teams. Znajdują się tutaj artykuły, tutoriale w formie video, linki do zewnętrznych źródeł i dokumentacji czy też informacje na temat nowość w usłudze.
Podsumowanie
Przedstawiona powyżej funkcjonalność stawia Microsoft Teams o poziom wyżej niż Skype dla firm. Ponadto, nie jest to wszystko, co można zrobić w aplikacji. Boty, łączniki, dodatkowe rozwiązania firm trzecich – to tylko niektóre inne scenariusze, które można rozwiązać przy wykorzystaniu Microsoft Teams. Niewątpliwie jedną z „najmocniejszych” zalet Teams jest jego integracja z pozostałymi usługami, które wchodzą w skład Office 365, co też wpływa na jego funkcjonalność.
Zachęcamy do skorzystania z darmowego triala Office 365 Business Premium, który posiada w sobie Microsoft Teams, aby go przetestować – jest to najlepszy sposób na poznanie jego funkcjonalności.
W przypadku dodatkowych pytań dotyczących Microsoft Teams i Office 365 prosimy o kontakt z:
– obecni partnerzy – wyznaczony opiekun handlowy lub csp@promise.pl;
– nowi partnerzy – Michał Stasiak: michal.stasiak@promise.pl | 601 657 264.