- Sięgaj chmur z All4Cloud!
-
-
csp@promise.pl
-
Marketplace
Zaloguj się
Licencjonowanie Office 365 dla SMB - Część 1 - all4cloud.pl
12 lipca, 2019
Licencjonowanie Office 365 w ramach programu CSP (Cloud Solution Provider) wcale nie jest takie proste, jak mogłoby się wydawać. Do wyboru są licencje do użytku komercyjnego, dla instytucji edukacyjnych czy też organizacji non-profit. W niniejszym artykule skupimy się na planach Office 365, które są przeznaczone dla małych i średnich firm.
Z artykułu dowiesz się:
- co to jest Office 365,
- które plany Office 365 Microsoft przewidział dla firm z sektora SMB
Prawie każdy, kto korzystał z komputera w ciągu ostatnich trzydziestu lat, miał styczność z aplikacjami wchodzącymi w skład pakietu Office. Najczęściej był to Microsoft Word, używany do tworzenia dokumentów oraz Microsoft Excel. Czasy się jednak zmieniły. Owszem, Office (obecnie wersja 2019) jest dostępny w sprzedaży jako standardowy pakiet zawierający Word`a, Excel`a, PowerPoint`a, Outlook`a, jednak wszystko zmierza „do chmury”. I tutaj pojawia się Office 365.
Co to jest Office 365?
Spotkałem się kiedyś ze stwierdzeniem, że wszystko o Office 365 jest zawarte w jego nazwie. I faktycznie, ma to sens, ponieważ uzasadnienie, jakie otrzymałem, brzmiało: „dostęp do biura z dowolnego miejsca i o każdej porze przez cały rok”. Natomiast, jeśli chodzi o taką „słownikową” definicję to należy stwierdzić, że Office 365 to rozwiązanie stanowiące połączenie aplikacji wchodzących w skład popularnego pakietu biurowego z usługami chmurowymi. Jest to usługa subskrypcyjna – w ramach comiesięcznej bądź rocznej opłaty otrzymujemy najaktualniejszą wersję oprogramowania oraz nowe funkcjonalności w poszczególnych aplikacjach, które są niedostępne dla posiadaczy licencji wieczystych. Co więcej, Office 365 licencjonuje się per user, a nie per device. Dodatkowo, w ramach niektórych planów, możliwa jest instalacji aplikacji Office na 5 komputerach, 5 tabletach oraz 5 smartphone`ach (Business i Business Premium).
Office 365 dla małych i średnich firm
Dla firm z sektora MŚP Microsoft przewidział trzy plany – Business Essentials, Business oraz Business Premium. Należy jednak mieć świadomość tego, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby np. firma 10-osobowa zakupiła licencje Office 365 z segmentu Enterprise (dla przedsiębiorstw). Ponadto, wspomniana firma może „mixować” plany w ramach jednego tenanta, tj. plany Business z planami Enterprise (dawniej nie było to możliwe). W takim przypadku ważne jest jednak, aby maksymalna ilość użytkowników nie przekroczyła 300, gdyż do takiej liczby możliwe jest korzystanie z planów Business. Porównanie planów w formie tabeli jest dostępne na stronie producenta.
Business Essentials
Office 365 w planie Business Essentials to „paczka” usług chmurowych, przez co nie daje on możliwości instalacji aplikacji Office na komputerach (tylko na tabletach i smartphone`ach). Alternatywą jest tutaj możliwość skorzystania z aplikacji Word, Excel, PowerPoint czy też Outlook w wersjach przeglądarkowych. Głównymi usługami chmurowymi, które wchodzą w skład Business Essentials, są:
- Exchange Online (plan 1) – hosting poczty ze skrzynką o pojemności 50 GB. Exchange Online jest również dostępny jako samodzielny produkt. Dodatkowo, istnieje również Exchange Online w planie 2 (samodzielny produkt oraz plany E3 i E5) – jedną z głównych różnic jest skrzynka o pojemności 100 GB.
- Microsoft Teams – aplikacja, którą Microsoft określa jako „obszar roboczy bazujący na czacie”. Niewątpliwie, narzędzie sprawdza się świetnie w przypadku pracy zespołowej – od czatu i komunikacji zespołowej, po prowadzenie zadań, projektów i przechowywanie plików. „Teamsy” zastępują aplikację Skype dla firm, która jest powoli wyłączana przez Microsoft.
- OneDrive dla firm (plan 1) – personalny dysk chmurowy (1 TB) pozwalający na przechowywanie i udostępnianie plików innym. Tak, jak w przypadku Exchange Online – OneDrive dla firm występuje w planie 1 i 2. Dodatkowo, można go nabyć jako samodzielny produkt.
- SharePoint Online (plan 1) – platforma wykorzystywana do tworzenia różnego rodzaju rozwiązań, najczęściej intranet firmowy czy wewnątrzfirmowe repozytorium danych. Jej interfejs niewiele różni się od tego w OneDrive dla firm, niemniej jednak ilość możliwości jest zdecydowanie większa. Połączenie SharePoint z PowerApps oraz Flow pozwala na stworzenie np. systemu ticketowego. SharePoint występuje w planie 1 i 2 oraz jest możliwy do nabycia jako samodzielny produkt. Pojemność SharePoint`a w planie 1 na organizację to 1 TB + 10 GB od każdego użytkownika z przypisaną licencją, w której skład wchodzi SharePoint Online.
Dodatkowymi, ale równie przydatnymi narzędziami, których możesz użyć dzięki licencji Business Essentials, są:
- Kaizala – aplikacja mobilna, umożliwiająca łączność i koordynacje działań pracowników.
- Stream – usługa video ułatwiająca tworzenie i bezpieczne udostępnianie materiałów video w zespole lub organizacji.
W Stream przechowywane są m.in. nagrane meetingi w Microsoft Teams. - To-Do (plan 1) – proste narzędzie do tworzenia listy zadań, którą możemy synchronizować z usługą Exchange. Plan aplikacji To-Do (1 lub 2) jest uzależniony od planu Exchange Online – tam, gdzie Exchange Online występuje w planie 1, tam To-Do jest w planie 1 (to samo się tyczy planu 2).
- Microsoft Forms (plan E1) – usługa, która pozwala na tworzenie quizów i ankiet, wraz z zastosowanie prostej logiki. Co więcej, gotową ankietę można wysłać osobą spoza naszej organizacji. Dzięki temu, Forms`a możemy użyć np. do badania satysfakcji naszych klientów.
- Flow – usługa pozwalająca na tworzenie przepływów pracy w celu automatyzacji czasochłonnych zadań i procesów obejmujących wiele aplikacji. Flow pozwala na łączenie wielu aplikacji (nie tylko tych z „portfolio” Microsoft) oraz daje możliwość skorzystania z gotowych szablonów.
- PowerApps – usługa do tworzenia niestandardowych aplikacji na urządzenia mobilne z systemami Android, iOS, Windows oraz aplikacje obsługiwane przez przeglądarkę. Co ciekawe, nie trzeba znać kodu programistycznego, aby taką aplikację stworzyć. Jest to zamknięte środowisko, jednak zapewnia to stabilność i bezpieczeństwo aplikacji.
- Microsoft Planner – bardzo przydatne narzędzie umożliwiające tworzenie planów, organizowanie i przypisywanie zadań oraz udostępnianie plików. Usługa dość często pomijana, a szkoda, gdyż jest naprawdę przydatna.Sway – intuicyjna usługa do tworzenia prostych prezentacji online. Jedną z funkcji, która jest zarezerwowana dla subskrybentów Office 365 jest możliwość przekształcenia dokumentu sporządzanego w aplikacji Word w Sway`a oraz jego udostępnienie.
Yammer Enterprise – firmowa sieć społecznościowa.
Ponadto, do dyspozycji jest także usługa Delve – zachęcam do sprawdzenia jej możliwości w zakresie m.in. odnajdywania dokumentów. Natomiast, Skype dla firm, pomimo, że widnieje na liście, jest wycofywany (nie jest już możliwy jego zakup). Od 1 października 2018 roku nowi klienci korzystający z usługi Office 365 z mniej niż 500 stanowiskami będą dołączani do usługi Microsoft Teams i nie będą mieć dostępu do usługi Skype dla firm. Dzierżawy, które już korzystają z usługi Skype dla firm Online, nadal będą mogły to robić (włącznie z inicjowaniem obsługi nowych użytkowników) do czasu ukończenia przejścia do usługi Microsoft Teams (źródło: https://products.office.com/pl-pl/business/compare-more-office-365-for-business-plans).
Business
Office 365 Business jest bardzo zbliżony do struktury pakietu Office, który był dostępny przed pojawieniem się Office 365. Wynika to z faktu, że zawiera on aplikacje, które wszystkim kojarzą się z Office. Są to: Word, Excel, PowerPoint (programy do instalacji na komputerze oraz dostępne online) + Outlook, Access i Publisher (tylko do instalacji na komputerze). Usługami chmurowymi, które wchodzą w skład planu Business jest OneDrive dla firm (plan 1; 1 TB pojemności), Microsoft Forms oraz Sway. Office 365 Business daje możliwość instalacji wyżej wspomnianych aplikacji na 15 urządzeniach. Wymagania systemowe w zakresie instalacji pakietu Office za pośrednictwem licencji Office 365 Business znajdują się na tej stronie.
Business Premium
Office 365 Business Premium zawiera aplikacje z dwóch wcześniej opisanych planów + kilka dodatkowych. Podczas przypisywania użytkownikowi licencji Premium widzimy, że posiada ona wszystkie aplikacje opisane powyżej oraz:
- Whiteboard (plan 1) – aplikacja będąca pewnego rodzaju „interaktywną tablicą”, której możemy używać do przeprowadzania „burz mózgów” oraz zapisywania spostrzeżeń ze spotkań projektowych. Więcej na temat aplikacji znajdziemy na tej stronie.
- MyAnalytics – usługa analizująca naszą produktywność w pracy, a tym samym – wspierająca w zarządzaniu naszymi działaniami.”
- Microsoft Invoicing – jak sama nazwa wskazuje – narzędzie służy do wystawiania faktur. Niestety, mimo tego, że wyświetla się nam na liście, to jest ona niedostępna w Polsce (obecnie tylko Kanada, USA i UK).
- Microsoft Staffhub – aplikacja do tworzenia harmonogramów pracy. Nie „cieszyła” się ona zbytnią popularnością stąd też Microsoft przenosi jej funkcjonalność do Microsoft Teams. Sam Staffhub zostanie wycofany od 1 października 2019.
- Microsoft Bookings – usługa pozwalająca na planowanie terminów online. Przykładowo, salon kosmetyczny może wykorzystać Bookings, aby klienci mogli „bookować” wizyty.
- Outlook Customer Manager – dodatek do Outlook`a. Pomaga w organizacji zadań i korespondencji mailowej z partnerami biznesowymi i klientami.
Bonus – najczęstsze „dylematy” przy wyborze odpowiedniego planu Office 365
Przed wyborem odpowiedniego planu Office 365 warto zastanowić się nad kilkoma istotnymi rzeczami. Owszem, można od razu nabyć Business Premium i mieć pełny zakres możliwości, ale po co płacić za coś, co nie będzie w pełni wykorzystywane?
- mam już zainstalowanego Office`a – chcę go „wzbogacić” w usługi chmurowe – w takim przypadku wybierz Business Essentials. Bardzo dobrze współpracuje on z najnowszą wersją pakietu Office, jak również z wersjami 2016, 2013 oraz Office 2011 dla Mac.
- potrzebuję zainstalować aplikacje Office na komputerze – nie chcę usług chmurowych – wybierz Office 365 Business.
- interesują mnie tylko usługi chmurowe – wybierz Office 365 Business Essentials.
- chcę zmigrować pocztę do Office 365 – w tym scenariuszu wybierz Business Essentials (jeśli nie potrzebujesz instalować aplikacji lokalnie) lub Business Premium.
- potrzebuję integracji między Dynamics 365 a Office 365 – tutaj należy wziąć pod uwagę plan, który „obsługuje” tzw. Office add-ins oraz inne rozszerzenia, które są dostępne na rynku. Tym planem jest Business Premium.
- interesuje mnie instalacja aplikacji Office na serwerze terminali – wybierz plan ProPlus, E3 lub E5, które są dostępne „w rodzinie” Enterprise. Plany dla firm MŚP nie dają takiej możliwości.
Microsoft zmierza do chmury
Można powiedzieć, że Office 365 jest następcą popularnego pakietu narzędzi biurowych. Póki co, Microsoft oferuje jeszcze Office 2019 jako tzw. licencję wieczystą – zobaczymy jak długo. Niemniej jednak, kierunek giganta z Redmond jest jeden – chmura.
W przypadku małych i średnich firm Microsoft wyróżnia trzy plany Business Essentials, Business oraz Business Premium. Kolejność nie jest tutaj przypadkowa – pierwszy jest najtańszy, zaś ostatni najdroższy. Zastanawiając się nad wyborem konkretnego planu Office 365 warto rozważyć różne scenariusze oraz zweryfikować to, co będzie dla nas najważniejsze. Jeżeli wystarczy nam funkcjonalność usług chmurowych oraz chcemy zmigrować pocztę to najlepszym wyborem będzie Business Essentials. Gdy chcemy korzystać i z usług w chmurze i z aplikacji stacjonarnych – Business Premium okaże się tutaj nieoceniony.
A jeśli dalej nie jesteś pewien, który plan wybrać – przetestuj go za darmo przez 30-dni.
W razie dodatkowych pytań prosimy o kontakt z:
– wszyscy partnerzy – wyznaczony opiekun handlowy lub o wiadomość e-mail na adres: csp@promise.pl.
Tags: CSP, Office 365