Firmy poszukują narzędzi pozwalających zwiększyć produktywność pracy, zgodnie z zasadą „more for less”. Idealnie w tę regułę wpisuje się pakiet Microsoft 365. Posiadamy zbyt dużo narzędzi pochodzących od wielu dostawców, a jakby tego było mało, musimy obsługiwać różne, złożone środowiska informatyczne – narzekają szefowie działów IT. Niestety, to wszechobecny problem, z którym przyjdzie się zmierzyć każdej firmie oraz instytucji. Mnogość rozwiązań informatycznych prowadzi do chaosu organizacyjnego, zwiększa ryzyko cyberataku, a także obniża produktywność pracowników. Firmy coraz częściej płacą za sprzęt IT oraz oprogramowanie, których w ogóle nie potrzebują lub wykorzystują w niewielkim stopniu. Zarządzanie złożonym środowiskiem IT staje się poważnym wyzwaniem dla działów informatycznych. Organizacje są zmuszone zatrudniać kolejnych specjalistów do obsługi wyspecjalizowanych systemów. Tak czy inaczej, nieujednolicona architektura IT prędzej czy później odbije się na produktywności pracowników. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Cornell University i Qatalog, 43 procent respondentów twierdzi, że spędza zbyt dużo czasu na przełączaniu się między różnymi narzędziami online. W ciągu typowego dnia ludzie spędzają 59 minut na szukaniu informacji w narzędziach i aplikacjach, a 7 na 10 osób twierdzi, że znalezienie tych informacji w celu wykonania ich do pracy jest czasochłonne. Czasami przedsiębiorcy sami utrudniają sobie życie, wybierając narzędzia pochodzące od różnych dostawców. Niejednokrotnie się zdarza, że firma korzysta z narzędzi biurowych Google, a do komunikacji użycia Slacka, Zooma czy Dropboxa do przechowywania danych. Coś co na pierwszy rzut oka wydaje się tańszą opcją, w dłuższej perspektywie staje się nieopłacalne. Nie bez przyczyny organizacje idące z duchem czasu rozważają konsolidacje własnych zasobów z platformą chmurową Microsoft 365. Dzięki temu mogą uprościć skomplikowaną strukturę licencjonowania, wyeliminować nadmiarowe funkcje i korzystać z zalet zunifikowanego rozwiązania. Specjaliści wyliczają, że dzięki platformie Microsoft 365 można zautomatyzować aktualizacje systemu i obniżyć koszty zarządzania infrastrukturą informatyczną nawet o 40 procent, a czas poświęcany na zarządzanie urządzeniami skrócić o jedną czwartą. Platforma Microsoft 365 wychodzi na przeciw oczekiwaniom firm, instytucji, a nawet odbiorców indywidualnych poszukujących produktów umożliwiających wygodną pracę za stosunkowo niewielkie pieniądze. W ramach pakietu użytkownik otrzymuje dostęp do takich programów jak Word, Excel, Power Point, komunikator Microsoft Teams czy też Microsoft Outlook i powierzchni dyskowej OneDrive. Na tych kilku rozwiązaniach oferta Microsoft 365 się nie kończy i w zależności od wybranego wariantu firma dostarcza szereg innych usług oraz aplikacji. Subskrypcja i bogactwo wyboru Usługi subskrypcyjne szybko zdobywają popularność zarówno wśród użytkowników indywidualnych, jak i biznesowych. Największym walorem tego modelu jest to, iż nie trzeba ponosić jednorazowych kosztów na zakup sprzętu bądź oprogramowania. Poza tym usługodawca odpowiada za stałe aktualizowanie produktu, co znacznie podnosi bezpieczeństwo użytkownika. Analiza badaczy z Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu oraz ekspertów WithSecure wykazuje, że hakerzy wykorzystują też luki bezpieczeństwa, do których istnieją aktualizacje. W przypadku modelu usługowego ten problem znika. Cenniki usługodawców są zazwyczaj bardzo zróżnicowane. Z jednej strony jest to wynik rosnącej konkurencji w segmencie usług IT, zaś z drugiej, chęć dostosowania oferty do specyficznych potrzeb klientów. Jednak mnogość wyboru zawsze niesie ze sobą ryzyko, iż nabywca wybierze niekorzystny dla siebie wariant, a tym samym poniesie niepotrzebne wydatki. Niestety, potencjalni nabywcy często gubią się w labiryncie ofert i specyfikacji pisanych drobnym drukiem, Szczególnie dotyczy to klientów biznesowych, gdzie przy wyborze pakietu oprogramowania biurowego trzeba wziąć pod uwagę kilka kryteriów, takich jak profil działalności, wielkość zatrudnienia czy model pracy. Jak wybrać odpowiedni pakiet Microsoft 365? Microsoft 365 jest oferowany w kilku wersjach, które różnią się pomiędzy sobą liczbą dostarczanych funkcji oraz usług, a co za tym idzie ceną. Najmniej rozbudowany jest pakiet Basic, gdzie cena wynosi 260 PLN netto rocznie za użytkownika. W ramach tej opłaty firma otrzymuje dostęp do aplikacji pakietu Office Online (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, SharePoint, OneDrive, Exchange) oraz Teams. Z kolei wersja Business Standard dla pojedynczego użytkownika oznacza wydatek 530 zł netto za rok. W odróżnieniu od wersji Basic w tym przypadku otrzymujemy dostęp do pełnoprawnych, desktopowych wersji Worda, Excela, PowerPointa, Outlooka, OneNote, Publishera, Accessa i Teamsa. W pakiecie znajdują się również SharePoint, OneDrive, Exchange i Teams. Z kolei Microsoft 365 Apps jest ciekawą propozycją dla użytkowników korzystających przede wszystkim z aplikacji desktopowych. W cenie 450 zł netto firma otrzymuje licencję dla jednego użytkownika obejmującą łącznie 15 urządzeń. Warto też wspomnieć o pakietach dla dużych przedsiębiorstw. Na klientów korporacyjnych czekają Enterprise (E3, E5 oraz F3). Pakiety te obejmują nie tylko aplikacje biurowe, ale również zaawansowane rozwiązania pozwalające na zarządzanie zabezpieczeniami, dostępami oraz tożsamościami. Oczywiście, im większy klient, tym większe oszczędności. Analitycy Forrester opracowali analizę wdrożenia pakietu Microsoft 365 E3 u klienta korporacyjnego. Pozwoliło to na wyeliminowanie zbędnych licencji do komunikacji i współpracy, usprawniło zarządzanie, a także ochronę urządzeń końcowych, umożliwiło szyfrowanie i etykietowanie informacji. W rezultacie podjętych działań organizacja oszczędza łącznie 1586 USD na licencjach i kosztach wsparcia na użytkownika w ciągu trzech lat. Oznacza to60 proc. redukcję kosztów w porównaniu z wcześniej używanymi rozwiązaniami pochodzących od różnych dostawców. Jak wybrać właściwy pakiet dla własnej firmy i sprawić, aby związana z tym obniżka kosztów była odczuwalna w większości przypadków może to być poważne wyzwanie dla osób niezaznajomionych z polityką licencyjną, a także mającymi trudności z dokładnym oszacowaniem potrzeb organizacji w zakresie korzystania z narzędzi IT. Najlepszym wyjściem jest wsparcie któregoś z partnerów Microsoftu. Duże doświadczenia na polu doradztwa ma warszawski APN Promise, mogący pochwalić się statusem Microsoft Gold Partner. Firma po dokładnej analizie potrzeb klienta, dopasowuje pakiet usługowy odpowiedni do jego wymagań. APN Promise udziela też pełnego wsparcia przy wdrażaniu pakietu Microsoft 365. Microsoft kontroluje nieco ponad połowę globalnego rynku pakietów oprogramowania biurowego oferowanych w modelu SaaS, zachowując przewagę rynkową. Szacuje się, że udział drugiego w tym zestawieniu Google’a wynosi około 20 proc. Pozwala to Microsoftowi w miarę spokojnie rozwijać swój produkt. Co ważne, wielu niezależnych dostawców oprogramowania poszukuje możliwości dołączenia się do ekosystemu Microsoft 365, przede wszystkim ze względu, że jest to najpopularniejszy pakiet biurowy na świecie.
