- Sięgaj chmur z All4Cloud!
-
-
csp@promise.pl
-
Marketplace
Zaloguj się
Sześć usług Microsoft 365, które trzeba poznać - all4cloud.pl
28 marca, 2023
Microsoft 365 umożliwia tworzenie dokumentów, wysyłanie i odbieranie poczty elektronicznej czy przechowywanie plików w chmurze. Jednak na tym możliwości platformy się nie kończą, bowiem kryje ona w sobie kilka ciekawych, ale mniej znanych narzędzi.
Nawet osoby niekorzystające z produktów Microsoftu, na ogół wiedzą do czego służy Word, Excel czy Power Point. Zdarza się, że użytkownicy Microsoft 365 nigdy nie słyszeli o takich usługach jak Sway, Viva czy Planner. Tymczasem wymienione narzędzia pozwalają sprostać wielu wyzwaniom z jakimi na codzień mierzą się pracownicy.
Specjaliści z firmy APN Promise, posiadającej status Microsoft Gold Certified Partner, wybrali sześć usług „ukrytych” na platformie Microsoft 365, z którymi warto bliżej się zaznajomić.
Sway
Jeśli chcemy stworzyć prezentację, od razu na myśl przychodzi nam Power Point. Jednak w portfolio Microsoft znajdziemy inne rozwiązanie, a mianowicie Sway. Narzędzie to służy do budowania dynamicznych i interaktywnych projektów online. Za jego pomocą można tworzyć i udostępniać zdjęcia, filmy, teksty i różnego rodzaju materiały multimedialne. Sway udostępnia bibliotekę szablonów i motywów graficznych, co pozwala szybko i sprawnie opracowywać profesjonalnie wyglądające prezentacje. Projekt można dostosowywać do indywidualnych potrzeb, dodając własne treści i animacje, zmieniając styl i układ. Użytkownicy Microsoft zazwyczaj wykorzystują usługę do tworzenia prezentacji biznesowych i szkoleniowych, raportów, e-booków, poradników, a także projektów edukacyjnych i różnych materiałów dydaktycznych. Warto wypróbować możliwości tego narzędzia, tym bardziej, że Sway jest dostępny dla wszyskich subskrybentów Microsoft 365.
Microsoft Planner
Organizacja zadań, harmonogramów czy projektów, to chleb powszedni wielu pracowników. Szczególnie pomocny w tym zakresie powinien być Microsoft Planner, który tworzy tablice Kanban i dodaje do nich zadania, pliki lub etykiety. Z tego narzędzia korzystają przede wszystkim małe zespoły realizujące niewielkie przedsięwzięcia. Tworzenie planów jest bardzo proste, wystarczy wciśnięcie jednego klawisza i uzupełnienie prostego formularza. Microsoft Planner działa na platformie chmurowej, co oznacza, że dane są przechowywane w chmurze i dostępne z różnych urządzeń. Tym samym użytkownicy mogą pracować nad projektem z dowolnego miejsca i o każdej porze. Ta elastyczność ułatwia koordynację pracy w zespole i zwiększa efektywność realizowanych projektów. Planner jest oferowany w ramach subskrybcji premium, biznesowych i edukacyjnych Microsoft 365.
Viva
Microsoft Viva to platforma zaliczana do grupy aplikacji Employee Experience, która składa się z czterech produktów: Insights, Connections, Topics i Learning. Pierwszy z wymienionych pomaga pracownikom i menedżerom zarządzać czasem pracy. Viva Connections udostępnia pracownikom spersonalizowane centrum informacyjne. Z kolei Viva Topics umożliwia automatyczne organizowanie i kategoryzowanie wiedzy, zaś Learning zapewnia łatwy dostęp do szkoleń. Microsoft Viva łączy w sobie funkcje komunikacji, bazę wiedzy, informacje, zasoby i wgląd w zintegrowane środowisko, dzięki któremu pracownicy i zespoły mogą pracować wydajnie z dowolnego miejsca.Narzędzia dostępne w ramach platformy Viva są zintegrowane z istniejącymi aplikacjami i usługami Microsoftu, takimi jak Teams, SharePoint, OneDrive czy LinkedIn Learning.
Forms
Ankiety, testy czy quizy stały się nieodłącznym elementem serwisów społecznościowych, a także firmowych stron internetowych. Microsoft Forms wychodzi na przeciw oczekiwaniom osób tworzących różnego rodzaju ankiety czy testy online. Dostępne są różne opcje: wybór jednej lub wielu odpowiedzi, rankingi, krótkie odpowiedzi i wiele innych. Narzędzie umożliwia szybkie i łatwe zbierane informacji od respondentów i przetwarzanie ich w systemie Microsoft 365. Autorzy formularzy mają możliwość dokładnej oceny odpowiedzi za pomocą narzędzi analitycznych, a także eksportowaniu wyników do programu Excel.
Stream
Wideo zgodnie z zasadą „jeden obraz jest wart więcej niż tysiąc słów” odgrywa coraz ważniejszą rolę w komunikacji biznesowej. Z myślą o tej formie przekazu powstało rozwiązanie Microsoft Stream służące do kontroli udostępnianej zawartości materiałów filmowych. Mogą to być nagrania szkoleniowe, prezentacje ze spotkań online i inne materiały filmowe należące do organizacji. Zaletą Stream’a jest łatwość wyszukiwania i udostępniania wideo z różnych urządzeń – smartfonów, laptopów czy tabletów. Aplikacja pozwala też na tworzenie wewnętrznych kanałów z filmami dla grup oraz departamentów. Bezpieczny dostęp do Stream gwarantuje usługa Azure Active Directory. Wideo może być udostępniane zewnętrznym odbiorcom, przy zastosowaniu funkcji bezpieczne linki. Microsoft Stream oferuje również kilka innych funkcji, takich jak automatyczne generowanie transkrypcji i napisów, rozpoznawanie twarzy, interaktywny odtwarzacz, możliwość dodawania komentarzy i oceniania wideo.
Delv
Microsoft Delve pozwala zarządzać własnym profilem Microsoft 365, a także odnajdować i organizować informacje najbardziej istotne z punktu widzenia użytkownika. Aplikacja zapewnia dostęp nie tylko do własnych dokumentów, ale również tych, z którymi mają do czynienia współpracownicy. Mogą to być materiały przechowywane w na dysku OneDrive, dokumenty pochodzące z SharePoint lub udostępnione jako załączniki w wiadomościach e-mail. Dokumenty widziane przez użytkownika na stronie głównej, nie są uporządkowane zgodnie z osią czasu czy kolejnością alfabetyczną. Na pierwszym planie znajdują się najważniejsze w danej chwili dla niego materiały. Zresztą podobnie jest w przypadku wyszukiwania informacji. Aplikacja Delve ustala priorytety użytkownika dzięki programowi Microsoft Graph, który cały zaś zbiera i analizuje sygnały wysyłane przez użytkownika i jego współpracowników. Na przykład jeśli dwie osoby poprawiają lub wyświetlają ten sam dokument, najprawdopodobniej pracują razem. Inne sygnały, na które reaguje system to wymiana poczty elektronicznej pomiędzy pracownikami, udostępnianiem dokumentów czy hierarchia pracowników w organizacji.