[kc_row _id=”312426″][kc_column _id=”520720″][kc_column_text _id=”852317″ css_custom=”{`kc-css`:{`any`:{`typography`:{`text-align|,p`:`justify`}}}}”]
Czas to pieniądz – dlatego też, w dobie rozwoju technologicznego oczekujemy, że będziemy w stanie wykonywać wiele działań w tym samym czasie. Stąd też dążymy do automatyzacji często powtarzalnych czynności oraz upraszczania procesów. Trend ten spowodował pojawienie się na rynku różnych rozwiązań służących do tworzenia przepływów pracy (workflow). Jednym z nich jest Microsoft Flow.
Z artykułu dowiesz się:
- co to jest Microsoft Flow,
- jak wygląda jego licencjonowanie.
Produktywność każdego z pracowników „napędza” produktywność całej organizacji – wszyscy o tym świetnie wiedzą, jednak tylko niewielka część osób stosuje automatyzację. Dla wielu kojarzy się to ze sformułowaniami typu „integracja”, „setki linijek kodu”, „API”, które potrafią spędzić sen z powiek niejednemu pracownikowi i skutecznie zniechęcić do tematu. I jest to niesłuszne myślenie, ponieważ istnieją narzędzia, w których bez kodu, przy użyciu gotowych szablonów, jesteśmy w stanie zbudować sobie przepływ pracy, a tym samym – zautomatyzować powtarzalne czynności. Takim rozwiązaniem niewątpliwie jest Microsoft Flow, który wchodzi w skład większego zestawu usług znanego jako Microsoft Power Platform.
Co to jest Microsoft Flow?
Microsoft Flow to oparte na chmurze narzędzie, które umożliwia automatyzację procesów i zadań poprzez przesyłanie informacji między różnymi aplikacjami i usługami. Sam Microsoft definiuje Flow jako rozwiązanie do „tworzenia zautomatyzowanych przepływów pracy między ulubionymi aplikacjami i usługami w celu otrzymywania powiadomień, synchronizacji plików, zbierania danych i innych”. W Microsoft Flow możemy łączyć z sobą nie tylko rozwiązania Microsoft, ale również aplikacje firm trzecich, określane mianem „łączników”, takie jak Twitter, Google Drive czy MailChimp. Możliwe jest połączenie z ponad 200 usługami, zaś dane mogą być zarządzane zarówno w chmurze, jak i w środowisku lokalnym, np. SQL Server.
W związku z powyższym – Microsoft Flow możemy wykorzystać w wielu różnych scenariuszach, np.:
– wysyłanie powiadomienia mailowego do zespołu handlowego z poziomu Dynamics 365 Sales, gdy nowy lead zostanie do niego dodany,
– kopiowanie dodanego do OneDrive dla firm pliku do wskazanej biblioteki w konkretnej witrynie SharePoint,
– otrzymywanie powiadomień, gdy na naszych profilach w Social Media (Facebook, Twitter) ktoś zamieści pozytywny/ negatywny post,
– wysyłanie prośby do przełożonego o zatwierdzenie elementu dodanego w danej witrynie SharePoint.
Jak działa Microsoft Flow?
Wspomniane przepływy pracy to ciąg akcji, które wykonują się jedna po drugiej, po „starcie” zdefiniowanego wcześniej wyzwalacza. W aplikacji przepływy mogą przypominać schematy blokowe definiujące akcje, które mają się wykonać, po spełnieniu określonych warunków. Składają się na nie wspomniane powyżej łączniki, wyzwalacze, które uruchamiają przepływ (jeden wyzwalacz na samej górze przepływu) oraz akcje, czyli operacje, które mają zostać wykonane.
Istotną zaletą rozwiązania jest fakt, że Flow jest jednym z niewielu narzędzi Office 365, które pomagają automatyzować procesy i działania osobom nietechnicznym. Przyjazny interfejs, środowisko no-code i stosunkowo prosta obsługa z poziomu przeglądarki pozwala wspomnianym użytkownikom na budowanie przepływów bez konieczności angażowania programistów. Co więcej, mają oni dostęp do gotowych szablonów – począwszy od tych wysyłających aktualizacje w zakresie pogody po te bardziej „biznesowe” – przykładowo otrzymywanie tygodniowego powiadomienia o nowych szansach sprzedażowych z rozwiązania Dynamics 365 Sales.
Microsoft Flow – licencjonowanie
Pomijając wersję darmową, do której uruchomienia zachęcamy, aby przetestować Flow – chcąc „na poważnie” korzystać z Microsoft Flow należy poświęcić chwilę na jego licencjonowanie, ponieważ uległo ono zmianie. Do tej pory, Flow można było nabyć – i tak też pozostało – w ramach wybranych planów Office 365, wszystkich planów Microsoft 365 oraz Dynamics 365, z wyłączeniem Dynamics 365 Marketing. W przypadku Office 365 – wybierając Business Essentials, Business Premium, E1, F1, E3 bądź E5 – oraz planów Microsoft 365, użytkownik otrzymuje rozwiązanie Flow for Office 365, a Dynamics 365 – Flow for Dynamics 365. Są to to wersje zawierające 2 000 przepływów na miesiąc z interwałem wynoszącym 5 minut.
Kolejnym sposobem nabycia Microsoft Flow był (i jest do 1 kwietnia 2020) jego zakup jako samodzielnego produktu – standalone – z rozróżnieniem na dwa plany. Flow Plan 1, w porównaniu do wersji darmowej, daje użytkownikowi 4 500 przepływów na miesiąc, a interwał jest 3-minutowy. Dodatkowo, otrzymujemy dostęp do kilku łączników typu Premium. Natomiast, Flow Plan 2 to 15 000 przepływów na miesiąc, jednominutowy interwał, te same łączniki Premium, co w planie 1 oraz dostęp do ustawień zasad organizacji (organization policy settings) i kilku gotowych przepływów biznesowy. Niemniej jednak, możliwość nabycia Flow w planie 1 i 2 upływa z dniem 1 kwietnia 2020 roku. Co w przypadku istniejących subskrypcji? Jeżeli data jej odnowienia przypada przed 1 kwietnia 2020 to najprawdopodobniej będzie możliwe jej odnowienie na „starych” zasadach. Jeśli po wspomnianej zasadzie – trzeba będzie skorzystać z nowych planów, które Microsoft wprowadził 1 października 2019. Okres od 1 października 2019 do 1 kwietnia 2020 można traktować jako przejściowy – stąd też nowi klienci mogą zdecydować czy nabyć Microsoft Flow na „starych” czy „nowych” zasadach.
Nowe licencjonowanie Flow to dwa plany: Flow per user plan oraz Flow per business process plan:
- Flow per user plan – za pomocą tej licencji licencjonujemy użytkowników. Daje ona użytkownikowi możliwość tworzenia i uruchamiania nieograniczonej liczby przepływów („flow`ów”) bazujących na określonych potrzebach biznesowych. Flow per user plan ma na celu wsparcie w organizacji „kultury automatyzacji”. Niemniej jednak, korzystając z tego planu administratorzy nie będą mieli zbyt dużych możliwości w zakresie obserwowania ilości aktywowanych i uruchamianych przepływów w organizacji;
- Flow per business process plan – licencjonowanie per flow, pozwala na wdrożenie krytycznego procesu biznesowego na cały zespół, dział, a nawet firmę bez licencjonowania poszczególnych użytkowników. Flow per business process plan świetnie sprawdzi się w scenariuszach, gdzie np. w dziale firmy mamy jednego „mocniejszego” użytkownika, który zdefiniuje i skonfiguruje przepływ, aby go później udostępnić pozostałym osobom.
W związku z powyższym, nowy sposób licencjonowania Microsoft Flow możemy przedstawić w formie tabeli:
Najczęściej zadawane pytania w zakresie Flow, nowe plany oraz możliwość pobrania oficjalnego przewodnika licencyjnego odnajdziemy w dokumentacji producenta.
Podsumowanie
Microsoft Flow to naprawdę przydatne narzędzie, które może nam pomóc w codziennej pracy niejako wyręczając z powtarzalnych obowiązków. Nie musimy angażować programistów – aplikacja jest na tyle prosta i intuicyjna, że pozwala na stworzenie workflow`ów bez użycia kodu, nawet tym nietechnicznym osobom. Rozwiązanie, wraz z PowerApps i Power BI, wchodzi w skład Microsoft Power Platform, tworząc tym samym całe środowisko do opracowywania złożonych rozwiązań biznesowych. Co więcej, badanie Forrester Total Economic Impact, dostępne na stronie poświęconej Microsoft Flow, głosi, że dzięki wykorzystaniu PowerApps i Microsoft Flow organizacje odnotowują zwiększony zwrot z inwestycji (o 362%), obniżone koszty opracowania rozwiązania (o 70%), zwiększoną efektywność procesów biznesowych (o 15%).
Microsoft Flow jest dostępny w ramach niektórych planów Office 365, Microsoft 365 oraz Dynamics 365 (z pewnymi ograniczeniami) i jako rozwiązanie standalone w planie 1 i 2 do 1 kwietnia 2020 roku. Do wspomnianej daty możemy nabywać zarówno plany 1 i 2, jak i nowe SKU: Flow per user plan oraz Flow per flow plan (po 1 kwietnia 2020 – już tylko Flow per user plan i Flow per flow plan).
W przypadku pytań dotyczących Microsoft Flow – prosimy o kontakt z:
– wszyscy partnerzy – wyznaczony opiekun handlowy lub csp@promise.pl
[/kc_column_text][/kc_column][/kc_row]